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Fiscalização de Software – Sua empresa está preparada?

Fiscalização de Software – Sua empresa está preparada?

Fiscalização de Software – Sua empresa está preparada?

Sua empresa está preparada para receber uma fiscalização sobre os softwares que utiliza?

Atualmente as empresas dependem muito de softwares de informática, em especial da Microsoft, devido ao sistema operacional Windows que é utilizado em boa parte dos computadores no país e no mundo.

Além do Windows, a Microsoft possui o pacote Office, Windows Server, SQL, Exchange e uma série de outros softwares que são utilizados em empresas dos mais diversos setores, e acaba sendo uma das empresas que mais sofrem com a pirataria.

Mas não é só a Microsoft que sofre com a pirataria no Brasil, a Adobe, Autodesk, Corel, antivírus e outros também enfrentam essa situação, e todos estão cada vez mais realizando fiscalizações, em especial em ambientes corporativos, para regularização de licenças ou aplicação de penalidades.

No Brasil, mais de 50% das empresas utilizam software pirata, segundo a ABES. Isso gera diversos efeitos no mercado, reduzindo empregos, geração de impostos e ganhos de propriedade intelectual, mas o objetivo desse post é falar de forma mais específica sobre os riscos de usar softwares irregulares e a fiscalização das empresas de software.

Antigamente acontecia fiscalização apenas em empresas grandes, com grande quantidade de dispositivos, mas de uns anos para cá isso mudou e as empresas de software estão cada vez mais chegando em pequenas e médias empresas, com 5 ou menos colaboradores inclusive.

Nós da Rastek já apoiamos diversos clientes em fiscalizações de empresas de softwares, e temos experiência nesse tipo de processo.

Riscos de usar pirataria

  • Legais
    • Criminal – Prisão de 6 meses a 4 anos
    • Cível – Multa de até 3000 vezes o valor do software pirateado
  • Técnicos
    • “Crack” que habilita o uso do software pode conter código malicioso
    • Gera mais manutenção corretiva do dispositivo, uma vez que o “crack” dá problemas e  é necessário reativá-lo de tempos em tempos
    • Menor desempenho do dispositivo devido aos softwares usados de forma ilegal, pois geram travamentos e lentidões em vários casos

Como se prevenir

Tenha um parceiro de TI (interno ou externo) com conhecimentos sobre licenciamento de software, que possua um inventário online de hardware e software da sua empresa, para sempre que necessário apontar ao gestor os problemas com softwares irregulares, para a tomada de decisão da empresa.

Possua separadamente todas as notas fiscais de compra de computadores, notebooks, servidores e softwares avulsos, se possível em formato digital em uma pasta organizada só para esta finalidade (Comprovação de softwares adquiridos), para facilitar o processo em caso de uma fiscalização, pois apenas as notas fiscais e contratos OPEN Microsoft que são válidos para comprovação do direito de uso do software.

Como ocorre a fiscalização

  • Pesquisa e cruzamento de dados das empresas como faturamento, número de funcionários, compras de equipamentos, compra de softwares e outros dados disponíveis no mercado;
  • Denúncia:
    • Ex-funcionário insatisfeito que sabe ou suspeita da situação de licenciamento de software irregular da empresa
    • Concorrentes que queiram te prejudicar (Mesmo sem saber a situação da empresa no que se refere ao licenciamento)
    • Clientes insatisfeitos que queiram prejudicar a empresa

Quem realiza

No Brasil a ABES (Associação Brasileira de Software) é quem fiscaliza e controla todas as denúncias realizadas através do portal denunciepirataria.org.br.

Cada empresa possui um processo de fiscalização próprio, algumas realizam através de empresas terceiras ou advogados, e outras possuem uma área interna para tratar desse assunto.

Na Microsoft as fiscalizações tem sido realizadas por empresas terceirizadas, que muitas vezes são revendas que possuem autorização da Microsoft para realizar tal procedimento.

Como funciona

Na maioria dos casos as empresas são convidadas voluntariamente a participar de uma avaliação de software da empresa, as vezes esse convite chega em um tom ameaçador, dependendo da empresa que estiver fazendo a fiscalização.

No caso da Microsoft, que tem sido mais frequente, o processo inicia com um e-mail e/ou contato telefônico de um representante da Microsoft que faz esse “convite” para preencher uma planilha com as informações das licenças utilizadas. Geralmente eles dão um prazo de 15 a 20 dias para responder o questionário.

Em alguns casos, o representante da Microsoft pede para instalar um software de inventário na rede do cliente, o que deve ser avaliado com bastante cuidado pelo gestor do negócio junto à sua TI antes de qualquer autorização.

Abaixo o fluxo normal do processo, de acordo com o site do programa Antipirataria da Microsoft:

https://www.microsoft.com/pt-br/antipirataria/partners/programDescription.aspx

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Após o preenchimento e envio das informações, a Microsoft pede o envio das notas fiscais e contratos OPEN Microsoft para comprovação da aquisição das licenças.

Caso haja alguma inconsistência, a Microsoft poderá pedir esclarecimentos adicionais. Caso haja divergência, será recomendada a compra das licenças que faltam para regularização da situação.

Caso a situação não seja regularizada ou a empresa se negar a prestar as informações, a equipe da Microsoft encaminha o caso ao setor jurídico para as devidas providências.

Como agir quando receber uma fiscalização

A primeira coisa é procurar seu parceiro em TI para levantar a informação da situação do licenciamento atualizada, caso não tenha isso em mãos. O seu parceiro deve ter o conhecimento sobre o processo de fiscalização da Microsoft, mas caso ele não saiba, recomendo que procure uma empresa especializada no assunto para evitar dores de cabeça com um processo judicial, multas, etc. A Rastek pode ajudar a sua empresa nesse processo, caso precise.

A partir dessa análise deverá ser feito um alinhamento das notas fiscais de compra com as licenças em uso, para avaliar se há alguma divergência.

Caso haja alguma divergência, recomenda-se regularizar a situação do licenciamento antes de responder à Microsoft, desta forma não haverá nenhum problema no processo de fiscalização.

Recomendo não deixar de responder essa etapa do processo, pois a ameaça é que se não for respondido será acionado o jurídico da Microsoft, e já soube de casos que o processo jurídico foi instaurado e o prejuízo para as empresas foi bastante elevado.

Como corrigir o licenciamento irregular de forma barata

Se a sua empresa tem condições de comprar o Windows Server e todas as licenças de Office e Windows que estiverem irregulares, você está em uma situação perfeita e seu problema está resolvido. Mas nem todas as empresas conseguem arcar com os investimentos necessários para manter um ambiente corporativo baseado em soluções Microsoft.

Caso sua empresa não tenha condições de arcar com o Windows Server e utiliza uma versão irregular desse sistema, sugiro conhecer os ambientes completos de servidores em linux, com Controlador de Domínio (DC), Servidor de Arquivos (Samba), DNS, DHCP, Firewall, Servidor de aplicação e outras funções que podem ser desempenhadas por um servidor em Linux.

No caso de computadores é um pouco complicado usar o Linux devido a dificuldade dos usuários se adaptarem à esse sistema, mas é também uma alternativa.

Já na questão do Office, você deve verificar quem realmente deve usar o Microsoft Office devido a situações específicas e quem poderia utilizar só o LibreOffice, melhor concorrente gratuito para o Office atualmente.

Como agir de forma preventiva

O gestor da empresa deve solicitar à sua TI relatórios periódicos, (mensais, semestrais ou anuais) com a situação do licenciamento de softwares, mantendo um histórico de todas as alterações realizadas e sendo conferida com as notas fiscais de compra, que deverão ter uma cópia devidamente armazenada em separado, para garantir o fácil acesso em caso de necessidade de comprovação de propriedade.

Caso a sua empresa possua situação irregular de softwares, é importante avaliar soluções sem custo de licenciamento (Software livre) como o Linux, dessa forma sua empresa terá uma redução significativa de custo mantendo a qualidade da sua infraestrutura de TI.

Conclusão

Não é fácil passar por um processo de fiscalização de software se a empresa possui alguma questão de licenciamento para regularizar, mas tendo o parceiro de TI certo é possível lidar com essa situação e resolvê-la da melhor forma possível.

A prevenção sempre é a melhor alternativa, para evitar ter que resolver tudo de forma muito rápida quando há uma fiscalização, pois isso pode gerar custos elevados e desgastes de diversas naturezas.

 

 

Juarez Fortes
Juarez Fortes

Diretor Comercial da Rastek Soluções, é formado em Administração de Empresas e possui pós-graduação em Gestão de TI. Ele é o responsável por traduzir os assuntos técnicos para os gestores das empresas, garantindo melhor comunicação entre a TI e o negócio.

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