Dicas de ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem

Dicas de ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem

Ferramentas para Escritório em Nuvem e Home Office Rastek Soluções

Diante do quadro global de paralisação econômica por conta do CoViD-19, o trabalho remoto vem tornando-se uma das poucas opções viáveis para que muitas empresas possam manter a produtividade sem romper as regras de quarentena e isolamento social propostas pela Organização Mundial da Saúde.

Por isso, separamos algumas dicas de ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem para que você possa manter o seu negócio funcionando sem colocar os dados de sua empresa em risco.

 

Como as empresas estão se virando? Quais são as ações emergenciais que vêm sendo adotadas?

Antes de partirmos para as dicas propriamente ditas, analisemos o que vem sendo feito pelas empresas. Com base em relatos diversos de empresários e gestores, montamos um quadro geral das ações emergenciais que vêm sendo adotadas, apontando também os riscos de cada uma delas.

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1. Cópia dos arquivos em pendrives, HDs externos ou notebooks para uso externo

Estas são as ações mais praticadas, seja por iniciativa das empresas, seja por proatividade dos colaboradores. Porém, nesta prática há alguns riscos severos que podem expor ou danificar dados sensíveis da empresa. Os principais riscos são:

  • Segurança dos dados – qualquer pessoa pode acessar o equipamento fisicamente
  • Falta de criptografia – os dados da empresa ficam vulneráveis sem criptografia
  • Sem gestão de acesso – não há definição de senhas e níveis de acesso aos dados
  • Dispositivos vulneráveis – equipamentos sem antivírus, com sistema operacional ilegal, dispositivos já contaminados por vírus ou softwares maliciosos
  • Perda e Vazamento de Dados – devido às vulnerabilidades citadas acima
  • Falta de Compartilhamento de Dados – não há uma centralização dos arquivos e dados em nuvem
  • Dificuldade para Trabalho em Equipe – além da falta de acesso aos dados, não há ferramentas de edição colaborativa e de comunicação em equipe
  • Retrabalho – pela falta de compartilhamento e comunicação, há grandes riscos de que tarefas precisem ser refeitas, ou ainda, de que sejam feitas em duplicata

Então, estes são alguns desafios, riscos e vulnerabilidades encontradas quando há a cópia de arquivos em dispositivos físicos. Há a disponibilidade local dos arquivos, mas não há 100% de garantia de segurança. Além disso, é um trabalho “isolado”, não-colaborativo e não interligado com os demais setores e equipes da empresa.

 

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2. Uso do e-mail via webmail limitado do provedor local

Empresas que usam o webmail do provedor local como Locaweb, KingHost, Terra e afins sentem grandes dificuldades na operação via Home Office e Escritório em Nuvem.  Um comentário bastante recorrente é:“Que webmail horrível, é muito inferior ao meu Outlook instalado no computador que uso na empresa”.  Alguns dos problemas apresentados pelo webmail padrão dos provedores locais:

  • Qualidade – O design e visualização são bastante inferiores, bem diferentes do padrão que os colaboradores estão acostumados em seus softwares de gestão de e-mails, como o Outlook ou GSuite
  • Poucos recursos para a gestão – Há poucos recursos e opções para criar, editar, configurar e gerir o fluxo diário de e-mails
  • Tamanho da Caixa de Entrada – Pode ser significativamente inferior ao software de gestão de e-mails utilizado na sede da empresa
  • Ausência de Agenda Compartilhada – Emperra o fluxo de trabalho coletivo, complicando a interdependência de tarefas
  • Conteúdo Antigo Indisponível – Softwares de gestão de e-mails mantém cópias locais de histórico de e-mails e arquivos que não estarão disponíveis via webmail
  • Segurança – Webmails em geral contam apenas com filtros básicos anti-spam, deixando as contas mais vulneráveis em comparação com as soluções da Microsoft ou Google

 

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3. Uso do WhatsApp como ferramenta de comunicação empresarial interna

O WhatsApp vem sendo a principal ferramenta de comunicação entre colaboradores e equipes. É possível criar grupos para cada setor e equipe, e personalizar as comunicações de uma forma bem básica. Porém, o WhatsApp não foi projetado como solução de Comunicação Empresarial, e por isso, apresenta limitações, como:

  • Falta de Histórico Centralizado de Comunicação – O WhatsApp facilita as comunicações, mas não mantém registros organizados e centralizados das interações e arquivos trocados
  • Inexistência de Ambiente de Reuniões Virtuais – O WhatsApp permite videoconferências com no máximo quatro participantes
  • Impossibilidade de Gravação das Reuniões Virtuais – O WhatsApp não mantém gravações das reuniões e videochamadas realizadas, impossibilitando consultas posteriores

 

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4. Uso do Siga-me para telefonia empresarial

Dependendo do modelo do negócio, o telefone da empresa pode ser a mais vital das ferramentas de trabalho. Tivemos recentemente o caso de um cliente cuja operadora não estava conseguindo configurar corretamente o Siga-me. O telefone fixo da empresa estava tocando normalmente, mas as chamadas não estavam sendo redirecionadas para o telefone designado.

Assim, a empresa estava perdendo chamadas, clientes e oportunidades de negócio, coisa que definitivamente não pode acontecer em meio à crise que atravessamos. Além desta falha grave de inoperância por problemas na configuração, o Siga-me ainda apresenta os seguintes problemas:

  • Colaborador sobrecarregado – A ferramenta não conta com configurações de horário de atendimento, e as chamadas podem extrapolar a carga horária do encarregado
  • Ausência de ramais para repasse de ligações – Após o primeiro atendimento, pode haver a necessidade de encaminhar a chamada, opção indisponível através do Siga-me
  • Dificuldade para atender aos clientes – Esta é uma dificuldade global, que todas as empresas estão passando. Os clientes têm sido compreensivos, porém, a otimização é possível e está disponível

 

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Estas são, então, algumas das ações emergenciais que vêm sendo adotadas pela maioria das empresas que foram pegas de surpresa com a crise CoViD-19. São soluções que até funcionam bem em um primeiro momento, mas que pecam pela ausência de centralização, pela falta de segurança e principalmente pela dificuldade de implementação do trabalho colaborativo à distância, já que não há uma metodologia de trabalho remoto implementada.

 

Ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem indicadas pela Rastek Soluções

Agora que já mapeamos quais são as principais ações emergenciais adotadas pela maioria das Pequenas e Médias Empresas, vamos apontar as ferramentas e soluções que a Rastek indica para segurança, compartilhamento de arquivos e comunicação corporativa. Estas ferramentas facilitam sobremaneira o trabalho remoto entre as equipes, pois contam com soluções integradas e desenvolvidas especialmente com foco em Home Office e Escritório em Nuvem.

1. Microsoft 365

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O Microsoft 365 não só é a solução recomendada pela Rastek: é a plataforma que utilizamos internamente. O Microsoft 365 foi desenvolvido para suprir todas as necessidades e contém todos os parâmetros e requisitos para uma boa operação de trabalho remoto.

Conta com ferramentas que resolvem todos os problemas de segurança, comunicação e compartilhamento de arquivos citados acima, além de espaço para armazenamento na nuvem e uma ampla gama de funcionalidades. Confira abaixo algumas das facilidades inclusas no pacote para Pequenas e Médias Empresas:

  • Todos os aplicativos de escritório da Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint e mais;
  • Emails e calendários compartilhados e colaborativos via Outlook web e desktop;
  • Soluções para chat, videochamadas e reuniões online através do Microsoft Teams;
  • Armazenamento de arquivos em nuvem com o Microsoft OneDrive e Sharepoint;
  • Sites internos com o Microsoft Sharepoint;
  • Colha insights de colaboradores e clientes através da ferramenta de formulários Microsoft Forms;
  • Gerenciamento de compromissos com os clientes com o Microsoft Bookings;
  • Automação de tarefas repetitivas com o Power Automate;
  • Segurança: o Microsoft 365 protege conta phishing, ransomware, spam, malware, vírus, links maliciosos e outras ameaças;
  • Proteção contra acessos não autorizados, exclusão acidental de dados e criminosos cibernéticos como hackers e crackers;
  • Gerenciamento de TI simplificado para diferentes níveis de acesso de usuários, em diferentes dispositivos.

2. Google GSuite

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O GSuite é a solução de nuvem empresarial da Google. A aposta da gigante de Mountain View é em levar para o mundo corporativo ferramentas que todo mundo já conhece como usuário, dentre elas o Gmail, Google Docs, Google Drive e Google Agenda.

O GSuite oferece versões mais parrudas destas soluções, mirando no mercado de nuvem empresarial e corporativa. Assim como o Microsoft 365, foi planejado e desenvolvido mirando no trabalho remoto e produtividade online, e estas são algumas de suas funções:

  • Gmail, Google Chat e Google Hangouts para videochamadas e reuniões online;
  • Armazenamento em nuvem com o Google Drive e Google File Stream;
  • Ferramentas de criação e edição colaborativa de arquivos, planilhas e apresentações com o Google Docs;
  • Controle de níveis de acesso, usuários e dispositivos com o Google Admin Console;
  • Monitore a adoção das ferramentas e a evolução dos projetos com o Work Insights.

 

3. Soluções de telefonia em nuvem via VoIP

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A tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol) – ou Voz sobre IP – vem consolidando-se como alternativa às operadoras tradicionais de telefonia. Além de ter um custo muito menor do que um telefone fixo tradicional, a telefonia VoIP permite que você tenha acesso ao telefone corporativo através de aplicativos instalados no smartphone. Desta forma, cada colaborador pode levar seu ramal junto, seja para a operação em Home Office durante a quarentena, seja em um Escritório em Nuvem durante viagens a trabalho.

Outra vantagem da tecnologia VoIP frente à telefonia tradicional é que, por utilizarem a Internet como meio, as ligações são criptografadas, ou seja: é praticamente impossível que o seu telefone empresarial seja “grampeado” e pessoas não autorizadas tenham acesso às chamadas e gravações realizadas.

Portanto, se sua empresa buscava uma opção de telefonia de baixo custo, com ramais, alta segurança e mobilidade total, a solução ideal é a telefonia VoIP.

Sua empresa está satisfeita com as ferramentas de trabalho remoto adotadas até o momento?

A crise do coronavírus CoViD-19 pegou quase todo mundo de surpresa, e assim a grande maioria das Pequenas e Médias Empresas foram obrigadas a operacionalizar sistemas de trabalho remoto da noite para o dia, sem análises e nem planejamento algum.

Por conta disso, muitas das soluções emergenciais adotadas não são as mais indicadas para o perfil das empresas. Por isso, nós aqui da Rastek Soluções desenvolvemos o Plano Emergencial de Migração Para Nuvem e Home Office Empresarial, com uma metodologia de migração programada que é capaz de disponibilizar a operação inteira através da nuvem em apenas 24 horas. E como fazemos isso?

  • Analisamos e avaliamos a sua empresa e as particularidades da sua operação.
  • Definimos o escopo do projeto, o modelo de aplicação e os fornecedores a serem contratados.
  • Planejamos, executamos e testamos o seu novo modelo de operação online.
  • Validamos e homologamos a operação após a implementação.
  • Treinamos as suas equipes para as melhores práticas de Home Office e Escritório em Nuvem.

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Porém, para que todos estes passos possam ser executados de forma orquestrada e otimizada, a sua empresa precisa cumprir alguns pré-requisitos necessários para uma migração para a nuvem empresarial.

A sua empresa está preparada para adotar Escritório em Nuvem e Home Office?

Se a resposta for “sim”, nós aqui da Rastek Soluções também estamos preparados para iniciar o processo de migração da sua empresa agora mesmo! Basta clicar aqui ou na imagem abaixo para iniciar o seu atendimento:

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Avaliação gratuita de estrutura de TI para migração

E caso a resposta seja “não” ou “não sei”, nós vamos te ajudar a avaliar a sua empresa neste exato momento, de modo totalmente gratuito, para descobrirmos o que a sua empresa já tem à disposição e o que ainda falta para que seja possível iniciar uma operação em nuvem.

Basta clicar aqui ou na imagem abaixo para responder ao questionário e descobrir se a sua empresa está pronta para migrar para a nuvem!

 

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Entre em contato conosco:

 


Alexandre Bertolazi
Alexandre Bertolazi

Jornalista e Estrategista de Marketing Digital, especializado Produção de Conteúdo & Inbound Marketing. Apaixonado por tecnologia desde que ganhou seu primeiro computador IBM Aptiva Pentium 100MHz em 1995.

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