Coronavírus – Como migramos sua empresa para nuvem em 24 horas?

Coronavírus – Como migramos sua empresa para nuvem em 24 horas?

como migrar sua empresa para nuvem

A Organização Mundial da Saúde (OMS) elevou o coronavírus Covid-19 ao status de pandemia mundial na última quarta-feira, 11 de março. A orientação global é de que sejam adotadas medidas preventivas para evitar o alastramento do vírus e reduzir a curva de contágio. Entre as recomendações para a contenção do vírus estão evitar aglomerações, restringir o trânsito interno e externo e, quando possível, adotar o trabalho remoto via Home Office.

Uma empresa que já possui serviços básicos em nuvem como e-mail, armazenamento de dados e softwares de gestão tem uma facilidade maior para iniciar uma operação de home office de forma emergencial.

Aquelas empresas que ainda possuem servidor local e serviços de TI que rodam dentro da sua infraestrutura física, que não possuem nada em nuvem e que ainda não possuem projeto de migração, podem se beneficiar dos serviços em nuvem de forma rápida, garantindo a possibilidade do trabalho remoto pela equipe.

Como migrar sua empresa para nuvem de forma emergencial e rápida?

Essa questão eu tento responder logo abaixo:

1º – Ter um parceiro com experiência para realizar a migração para a nuvem

É de extrema importância realizar o projeto de migração em nuvem com quem entende do assunto e já possui experiência com esse tipo de projeto. Desta forma a empresa terá toda uma estrutura de migração já definida e bem planejada, garantindo agilidade e segurança no processo de migração para a nuvem, proporcionando o home office de forma rápida e segura para a equipe.

A Rastek é parceira da Microsoft e do Google para serviços em nuvem e possui todo o conhecimento necessário para realizar a migração para a nuvem em suas plataformas.

2º – Definir serviços de TI que devem/podem ser migrados

É necessário identificar quais serviços de TI rodam internamente na empresa e que precisam/podem ser migrados para a nuvem para possibilitar o trabalho remoto.

Em alguns casos onde há impossibilidade de migrar sistemas internos para a nuvem devido a estrutura dos mesmos, é possível transformar o servidor interno em um servidor em nuvem, dependendo de alguns fatores da infraestrutura do cliente e do software em questão.

3º – Definir estrutura do Escritório em nuvem

Para migrar para a nuvem é importante definir a estrutura do escritório remoto, para depois disso realizar o planejamento das ações e realizar a migração. Abaixo as principais definições que devem ser feitas para criar o escritório em nuvem de uma empresa:

  • Definir fornecedores

O primeiro passo é definir o(s) fornecedor(es) de serviços em nuvem, de acordo com a necessidade de cada negócio.

    • Fornecedor de serviços de TI para implantar e suportar o projeto – Conforme apresentado no primeiro item desse post, é necessário definir um parceiro de TI para implantar o projeto de migração para a nuvem e para prestar todo o suporte necessário para essa operação.  A Rastek é o parceiro ideal para sua empresa, pois é parceira da Microsoft e do Google e pode proporcionar um projeto bastante consistente de migração para a nuvem de forma rápida, em ambas plataformas.
    • Ferramentas de Comunicação, Produtividade e Colaboração  – Essas ferramentas são bem importantes pois elas serão o centro da estrutura do escritório em nuvem. Acredito que o melhor é trabalhar com ferramentas integradas e evitar ao máximo ter muitas ferramentas para serviços distintos, e pensando nisso acreditamos que o melhor caminho é contratar uma suíte de produtividade da Microsoft (Office 365 / Microsoft 365) ou Google (G Suíte), pois entregam um pacote completo de softwares que auxiliam os colaboradores a se comunicarem, colaborarem e terem maior produtividade. Os principais serviços dessas ferramentas são:
      • E-mail Profissional
      • Agenda compartilhada
      • Software de comunicação por voz, vídeo e chat com salas de reuniões online e possibilidade de gravação
      • Armazenamento e compartilhamento de dados em nuvem
      • Editor de texto, planilha e apresentações onlines
      • Gerenciador de tarefas (Microsoft possui o Planner para gerenciar tarefas em equipes, Google só possui ferramenta de tarefas individuais)
      • Intranet – Tanto a Microsoft quanto o Google possuem ferramenta para construir uma intranet. É uma ferramenta interessante para o compartilhamento interno de informações.
      • Outras ferramentas: Tanto o Google quanto a Microsoft possuem outras ferramentas interessantes em suas suítes de produtividade como Formulários, apresentações online, gerenciadores de vídeos e outras.
    • Telefonia– Existem basicamente três tipos de solução para a empresa manter o seu número de telefone e os colaboradores possuírem um ramal na sua casa, seja em um computador, celular ou telefone IP:
      • Contratar um serviço de PABX na nuvem – Todo o serviço de telefonia é em nuvem e pode ser habilitado o ramal em qualquer lugar com internet. É realizada a portabilidade da operadora atual para uma operadora que entregue esse serviço em nuvem.
      • Comprar uma central telefônica híbrida – Que tenha o recurso de ramais VoIP, mantendo a telefonia normalmente dentro da empresa e direcionando ramais VoIP para os colaboradores. Não há necessidade de alteração no plano de telefonia.
      • Manter a central telefônica atual e adicionar o recurso de ramal VoIP – Dependendo do modelo da central telefônica utilizada pela empresa é possível adicionar o recurso. Não há necessidade de alteração no plano de telefonia.

Existem alguns desafios no uso da telefonia em nuvem através da tecnologia VoIP relacionados a qualidade do serviço, que pode ser prejudicado em função de fatores como velocidade e desempenho da internet do usuário e do fornecedor de VoIP, desempenho do dispositivo utilizado pelo usuário entre outras variáveis que podem influenciar no serviço.

    • Servidores virtuais – No caso da empresa possuir sistemas internos que precisam ser migrados para a nuvem, é necessário definir o fornecedor para “rodar” as máquinas virtuais dos sistemas que precisam ser migrados. Atualmente o Microsoft Azure, Google Cloud Plataform e Amazon Web Services (AWS) são os três principais fornecedores do mercado para esse tipo de serviço, cada um com as suas particularidades. Cada projeto deve ser avaliado individualmente para definir a melhor plataforma para sua utilização. Além da parceria que a Rastek possui com a Microsoft e Google, também possui conhecimento para prestar serviços no AWS.
    • Softwares de gestão específicos – Caso a empresa ainda não possua software de gestão financeira, ERP, CRM, gestão de processos ou qualquer outro software para auxiliar na gestão do negócio, pode ser interessante avaliar a implantação de um sistema para o gerenciamento de atividades específicas, garantindo melhor controle e produtividade do trabalho remoto através do uso de ferramentas que facilitam a gestão de processos do negócio.
    • Outros serviços em nuvem – É possível contratar outros serviços em nuvem para garantir maior segurança para o ambiente, como backup do conteúdo em outro serviço em nuvem ou ainda contratar serviços de segurança adicionais para acesso aos serviços em nuvem, como ferramentas de CASB (Cloud Acess Security Broker), Firewall em nuvem, proteção avançada de e-mail e outros serviços de segurança adicionais. Confirma nesse post do blog da Rastek as ferramentas de Segurança que sua empresa pode utilizar.

 

  • Definir formas de garantir o acesso dos colaboradores aos serviços em nuvem de forma segura

É necessário definir a estrutura de segurança em função dos serviços de TI em nuvem que serão utilizados, levando em consideração os fornecedores de serviços em nuvem escolhidos. Abaixo algumas questões importantes que devem ser observadas na escolha do fornecedor e soluções de segurança para garantir um trabalho em home office seguro:

    • Controle de acesso
    • Autenticação de múltiplos fatores
    • Criptografia
    • VPN
    • Antivírus
    • CASB
    • Proteção avançada de servidores em nuvem
    • Promover a cultura de cibersegurança
    • Plano de resposta a Incidente
    • Considerar o erro humano
    • Outras possibilidades que contribuem para um ambiente remoto mais seguro na suíte de produtividade: Acesso exclusivamente pelo navegador, desabilitar possibilidade de download dos arquivos, uso correto das ferramentas, entre outras questões que devem ser consideradas)

4º – Realizar o planejamento das ações

O planejamento da migração emergencial para a nuvem deve ser enxuto e objetivo, mas deve prever os passos básicos de um projeto de TI para garantir a sua efetividade, que são:

  • Termo de abertura – Sucinto, descrevendo as necessidades, os requisitos que as atendem e definindo o gestor do Projeto e principais marcos.
  • Cronograma – Deve ser bem detalhado com as tarefas, responsável, data início e fim e duração prevista. Em um projeto de migração para a nuvem, deverá haver pelo menos as seguintes fases: Alinhamento Inicial, Análise de Requisitos, Ações de Pré-migração, Testes, Homologação dos testes, Treinamento, migração definitiva e homologação final da migração. Esses são fases macro comuns em projetos de migração, mas podem haver outros aspectos a serem considerados dentro de um cronograma em função das particularidades de cada empresa e ambiente de TI.
  • Análise de riscos – Importante para entender os riscos envolvidos e contingências adotadas no processo de migração, bem como estratégias de retorno (fallback).
  • Matriz de responsabilidades – Definição de responsabilidades dentro do projeto.
  • Orçamento – Orçamento de todos os custos envolvidos com o projeto, diretos e indiretos.
  • Plano de comunicação – Não é tão necessário como os demais itens do planejamento, mas ajuda a definir claramente a forma de comunicação do projeto e garante uma comunicação mais efetiva entre os envolvidos.

5º – Definir prioridades de migração, dependendo do volume de informações

Para realizar a migração de e-mail e dados, é importante definir as prioridades para garantir uma migração rápida conforme a necessidade do projeto.

Na migração de e-mails, é possível migrar inicialmente somente o serviço de e-mail para outro fornecedor que entregue um serviço profissional em nuvem sem migrar o conteúdo do e-mail, e em um segundo momento realizar a migração dos e-mails antigos em ordem de prioridade por colaborador, garantindo agilidade.

No caso de migração de dados, é importante definir as prioridades dos arquivos que serão necessários nos próximos dias para que sejam migrados inicialmente só esse conteúdo, garantindo a migração rápida e disponibilização do conteúdo online o quanto antes. Em um segundo momento se inicia a migração do restante do conteúdo, sem prejuízo para a operação da empresa.

6º – Realizar treinamento da equipe e prestar o suporte

Deverá ser realizado um treinamento online ao vivo e gravado através da ferramenta de comunicação que a empresa escolher, garantindo que os colaboradores terão acesso a esse conteúdo posteriormente caso tenham alguma dúvida sobre o uso das ferramentas. A Rastek realiza o treinamento para a sua equipe no projeto de implantação, garantindo as informações necessárias para sua equipe trabalhar com produtividade remotamente.

Além disso, é de extrema importância que a empresa tenha um parceiro de TI para prestar o suporte durante e após a implantação da solução. A Rastek possui um contrato de suporte que poderá atender sua empresa da melhor forma possível, prestando todo o suporte aos seus colaboradores e garantindo o melhor uso da solução em nuvem.

7º – Realizar a migração conforme planejado

Após as etapas anteriores, chegou a hora de botar a mão na massa conforme o planejamento realizado.  Nesse momento é importante estar com toda o planejamento bem alinhado e validado, ter realizado todos os testes necessários conformes definidos no planejamento para garantir uma migração com sucesso.

A Rastek consegue realizar uma migração para a nuvem em 24 horas, para iniciar a operação de uma empresa na nuvem utilizando todas as ferramentas de comunicação, produtividade e colaboração apresentadas no terceiro capítulo deste post.

8º – Gestão de uma empresa com trabalho home office

O gestor de uma empresa que está em nuvem deve buscar identificar os principais desafios que sua equipe terá para lidar com o trabalho remoto, para agir pontualmente e apoiá-los no que for necessário para que o trabalho seja produtivo e bem orientado.

Acredito ser de fundamental importância ter processos bem definidos para garantir que as pessoas executem as tarefas conforme determinado pela empresa. Caso sua empresa não possua processos bem definidos, é importante começar a pensar nisso e definir de forma simples e resumida os principais processos da empresa para proporcionar melhor orientação do trabalho para a equipe. Isso pode ser feito com o uso do recurso “Fluxograma” contido no Word, onde é possível criar fluxos de trabalho simples para orientação da equipe.

Além disso, é importante a empresa possuir uma forma de gerenciamento das tarefas de equipe, garantindo o conhecimento das atividades que estão sendo realizadas pela equipe remota, bem como os prazos de cada ação.  Na solução da Microsoft, a partir do plano Office 365 Business Premium existe a ferramenta “Planner”, que é um gerenciador de tarefas em equipe enxuto e eficiente. Mas existem também outras ferramentas gratuitas e pagas como Trello, Pipefy, Asana, Basecamp, Flow, Britix 24, Monday.com e outros.

Existem alguns problemas comuns que ocorrem em trabalho home office, abaixo alguns deles e algumas alternativas possíveis de solução:

  • Colaborador sem computador em casa – Empresa poderá ceder um computador ou notebook para o colaborador trabalhar em casa, inclusive essa é a recomendação em uma situação “normal” de trabalho home office oferecido pela empresa, pois a responsabilidade sobre os equipamentos necessários para a elaboração do trabalho é da empresa.
  • Colaborador sem fone de ouvido e câmera para realizar reuniões por vídeo ou voz – Solução é a empresa fornecer esses elementos sempre que necessário.
  • Colaborador sem internet em casa – Empresa poderá oferecer um plano 4G que permita a navegação na internet.
  • Colaborador com internet ruim em casa – Empresa poderá avaliar a possibilidade de pagar o upgrade de plano provisoriamente para o colaborador ou oferecer um plano 4G para ele.
  • Indisponibilidade de acesso aos serviços em nuvem privada – Verificar os links de internet existentes e outras situações relativas à infraestrutura e definir a melhor estratégia para evitar indisponibilidades.
  • Indisponibilidade dos serviços em nuvem pública – Problema mais complexo, pois depende de algumas definições iniciais do projeto, sobre backup em outro serviço em nuvem e outras situações. Acredito que contratando serviços consolidados como Google ou Microsoft, o risco de indisponibilidade por muito tempo é bastante baixo, considerando o histórico de disponibilidade desses serviços e a redundância geográfica que possuem no mundo inteiro.
  • Controle de ponto – Uma das preocupações dos gestores com o trabalho remoto é o controle de ponto. É possível realizar o controle de ponto através de ferramentas online, que estão de acordo com a portaria 1510 do Ministério do Trabalho. Mas acredito que muito além disso, a gestão do trabalho remoto deve estar relacionada com a entrega de resultados e não com o controle de jornada, apesar de entender a importância legal do controle de jornada, acredito que o resultado do trabalho deve ser prioritário nesse primeiro momento de migração de serviços para a nuvem de forma emergencial.

Conclusão

É possível criar uma estrutura de trabalho em nuvem em menos de 24 para uma empresa, dependendo das necessidades do negócio e sistemas utilizados, proporcionando a continuidade do negócio com a utilização do trabalho home office pelos colaboradores.

É necessário possuir um parceiro de TI que possua o conhecimento necessário para realizar a migração para a nuvem de forma segura e eficiente para uma empresa nesse momento de crise, para ter a certeza de que alcançará os resultados que deseja com o trabalho remoto.

A definição da estrutura do trabalho em nuvem é muito importante, pois a partir dela é que todas as definições de segurança e de operação da empresa serão criadas, então é de fundamental importância que essa estrutura seja feita de forma bastante consistente, conhecendo o negócio e necessidades específicas.

A realização de um planejamento é um dos pontos mais importantes para o sucesso do projeto, pois a documentação deve conter todas as informações relativas ao projeto, garantindo amplo conhecimento aos envolvidos. Nesse planejamento devem ser definidas as prioridades para proporcionar o início rápido do trabalho remoto, visto a necessidade de urgência de migração para a nuvem devido ao Coronavírus.

Outro ponto muito importante é o treinamento da equipe para a utilização das ferramentas em nuvem e o suporte para a equipe durante a utilização, pois dúvidas sempre vão surgir quando se muda a forma de trabalhar e é importante ter o suporte certo. Esse trabalho deve ser feito considerando as características de cada negócio.

Por fim e não menos importante é o papel do gestor nesse processo. O gestor da empresa deve acompanhar o projeto de migração para a nuvem e estar a par de tudo que acontece, pois o ambiente em nuvem será o novo ambiente de trabalho da equipe. É muito importante que o gestor esteja preparado para auxiliar os colaboradores na resolução dos problemas que possam surgir decorrentes dessa nova forma de trabalho, para obter os resultados desejados nessa nova modalidade de trabalho.

Leia também:

Coronavírus e Home Office – Como liberar seus colaboradores para trabalhar de casa?

 


Juarez Fortes
Juarez Fortes

CEO da Rastek Soluções, formado em Administração de Empresas e pós-graduado em Gestão de TI. Realiza a função de Encarregado de Dados (DPO) na Rastek Soluções. Responsável por traduzir os assuntos técnicos para os gestores das empresas, garantindo melhor comunicação entre a TI e o negócio.

1 comentário até agora

Coronavírus e Home Office – Como liberar seus colaboradores para trabalhar de casa? – Blog TI para empresários Publicado em17:21 - 17 de março de 2020

[…] Você pode conferir todos os passos de uma Migração para Nuvem com foco em Home Office neste post: Como migrar sua empresa para a nuvem em 24 horas […]

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